Workflow
Prozessmanagement optimiert den Informationsfluss
Zeitaufwändige Standard-Arbeitsabläufe wie das Anlegen, Ändern und Löschen von Accounts und Berechtigungen (z.B. bei Eintritt neuer oder beim Abteilungswechsel bestehender Mitarbeiter) lassen sich mit Provisioning und Workflows automatisieren. Während das Provisioning nur Information verteilen kann, bietet das Workflow-Management zusätzlich eine User-Interaktion (Antragsverfahren) und die Entscheider steuern den Prozess. Sollte ein Vorgang an irgend einer Stelle nicht wie geplant bearbeitet werden, so tritt ein Eskalationsmechanismus in Kraft, der z.B. eine Delegation auslöst. Genauso unterstützen Identity Management Workflows die ‚Ab-Bestellung‘ von Berechtigungen oder Rollen.
Genialerweise sind sie in der Lage, sich beispielsweise an Personalprozesse anzudocken. Von dort bekommt sie die Information, ob ein Mitarbeiter eingestellt, versetzt oder entlassen wird und können die Berechtigungen entsprechend anpassen.
Insgesamt steuern Workflows also einen ganzen Komplex an Prozessen, weshalb man heute eher weniger vom „Workflow“, sondern eher vom „Prozessmanagement des User-Lifecycles“ spricht.
Der Nutzen von Workflows
- Durch User Interaktion werden auch Ausnahmefälle automatisierbar (Bestellverfahren).
- Die Verfahren sind auf Externe, Kunden, Lieferanten erweiterbar.
- Der optimale und integrierte Datenfluss im IdM verringert die Durchlaufzeiten für Berechtigungsverfahren.
- Die ins Identity Management intregrierte Workflowenginge vermeidet Medienbrüche.
- Anwenderanfragen werden schneller und zuverlässiger bearbeitet.
- Nicht ordnungsgemäß durchgeführte Prozesse gehen automatisch in eine Eskalationsschleife zur Korrektur.
- Der Status eines Prozesses ist jederzeit abrufbar, alle Arbeitsschritte werden dokumentiert.
- Prozesse werden überarbeitet, vereinheitlicht und nicht selten aufgrund der Erfahrung von deron optimiert.
- Derjenige, der die Verantwortung für die Freigabe der Accounts und Berechtigungen trägt, ist in das Verfahren eingebunden und kann seiner Aufgabe gerecht werden.
Stolpersteine bei Workflows
- Oft fehlen Methoden, um beurteilen zu können, für welche Prozesse sich ein Workflow für ein Unternehmen überhaupt lohnt.
- Um ein Antragsverfahren effektiv gestalten zu können braucht es viel Erfahrung.
- Wer sich zum ersten Mal mit Workflows befasst setzt öfter unnötige Approvals – diese machen die Prozessen unnötig langwierig was wiederum zu mangelnder Akzeptanz führt.
- Oft werden keine Prozesse für externe Mitarbeiter, Lieferanten oder technische Accounts implementiert. Damit bestehen von vornherein Sicherheitslücken.
- Die Erwartung ITIL liefere Unterstützung durch Vorlagen / good practice wird enttäuscht.
- Häufig fehlt das Sicherheitsmanagement: ‚Ab-Bestellungsverfahren‘ werden schlicht vergessen oder ignoriert.
