Workflow

Prozessmanagement opti­mier­t den Informationsfluss

 

Zeit­auf­wän­dige Stan­dard-Arbeits­ab­läufe wie das Anle­gen, Ändern und Löschen von Accounts und Berechtigungen (z.B. bei Eintritt neuer oder beim Abteilungswechsel bestehender Mitarbeiter) las­sen sich mit Pro­vi­sio­ning und Work­flows auto­ma­ti­sie­ren. Wäh­rend das Pro­vi­sio­ning nur Infor­ma­tion ver­tei­len kann, bie­tet das Workflow-Management zusätz­lich eine User-Interaktion (Antrags­ver­fah­ren) und die Ent­schei­der steu­ern den Pro­zess. Sollte ein Vor­gang an irgend einer Stelle nicht wie geplant bear­bei­tet wer­den, so tritt ein Eska­la­ti­ons­me­cha­nis­mus in Kraft, der z.B. eine Dele­ga­tion auslöst. Genauso unterstützen IdM Workflows die ‚Ab-Bestellung‘ von Berechtigungen oder Rollen.

 

Genialerweise sind sie in der Lage, sich beispielsweise an Personalprozesse anzudocken. Von dort bekommt sie die Information, ob ein Mitarbeiter eingestellt, versetzt oder entlassen wird und können die Berechtigungen entsprechend anpassen.

Insgesamt steuern Workflows also einen ganzen Komplex an Prozessen, weshalb man heute eher weniger vom „Workflow“, sondern eher vom „Prozessmanagement des User-Lifecycles“ spricht.

 

Der Nut­zen von Workflows

  • Durch User Inter­ak­tion wer­den auch Aus­nah­me­fälle automatisierbar (Bestellverfahren).
  • Die Verfahren sind auf Externe, Kunden, Lieferanten erweiterbar.
  • Der opti­male und integrierte Daten­fluss im IdM ver­rin­gert die Durchlaufzeiten für Berechtigungsverfahren.
  • Die ins IdM intregrierte Workflowenginge vermeidet Medienbrüche.
  • Anwenderanfragen wer­den schnel­ler und zuver­läs­si­ger bearbeitet.
  • Nicht ord­nungs­ge­mäß durch­ge­führte Pro­zesse gehen auto­ma­tisch in eine Eska­la­ti­ons­schleife zur Korrektur.
  • Der Sta­tus eines Pro­zes­ses ist jeder­zeit abruf­bar, alle Arbeits­schritte wer­den dokumentiert.
  • Pro­zesse wer­den über­ar­bei­tet, ver­ein­heit­licht und nicht sel­ten auf­grund der Erfah­rung von deron optimiert.
  • Derjenige, der die Verantwortung für die Freigabe der Accounts und Berechtigungen trägt, ist in das Verfahren eingebunden und kann seiner Aufgabe gerecht werden.

Stol­per­steine bei Workflows

  • Oft feh­len Metho­den, um beur­tei­len zu kön­nen, für wel­che Pro­zesse sich ein Work­flow für ein Unter­neh­men über­haupt lohnt.
  • Um ein Antrags­ver­fah­ren effek­tiv gestal­ten zu kön­nen braucht es viel Erfahrung.
  • Wer sich zum ers­ten Mal mit Work­flows befasst setzt öfter unnö­tige Appro­vals – diese machen die Pro­zes­sen unnö­tig lang­wie­rig was wie­derum zu man­geln­der Akzep­tanz führt.
  • Oft werden keine Prozesse für externe Mitarbeiter, Lieferanten oder technische Accounts implementiert. Damit bestehen von vornherein Sicherheitslücken.
  • Die Erwartung ITIL liefere Unterstützung durch Vorlagen / good practice wird enttäuscht.
  • Häufig fehlt das Sicherheitsmanagement: ‚Ab-Bestellungsverfahren‘ werden schlicht vergessen oder ignoriert.